هر غرفه‌ای در هر نمایشگاهی بنابر شرایط، سبک و دکور خاص خودش را خواهد داشت و این مورد مستلزم تأمین ملزومات نمایشگاهی مورد نیاز است. با توجه به تعدد موارد جهت تأمین و برپایی یک غرفهی مناسب، پیشنهاد می‌گردد تا قبل از آغاز نمایشگاه، یک لیست از ملزومات نمایشگاهی مورد نیاز تهیه کرده و مطابق با برنامه در جهت تأمین موارد موجود در لیست، اقدام فرمایید.
مسئول تأمین ملزومات نمایشگاهی باید پس از بررسی فضای اختصاصی غرفه در نمایشگاه، نسبت به تأمین ملزومات نمایشگاهی اقدام نماید. ملزومات نمایشگاهی از طراحی دکور گرفته تا اقلام پذیرایی باید در لیست نوشته شده تا با برنامه‌ریزی دقیق، تمامی موارد مدنظر، تأمین شود. یادمان باشد غرفهی نمایشگاهی،معرفی کننده‌ی شخصیت یک برند و یک شرکت است. پس باید برای معرفی شخصیت برند به نحو احسن،بهترین تدارکات را در نظر گرفت تا تأثیرگذاری ماندگار و فراوانی در ذهن مخاطب گذارد.اگر قصد حضور در یک نمایشگاه داخلی یا خارجی را دارید، هم اکنون یک لیست برداشته و در صورت نیاز هر یک از مواردی که در ادامه بعنوان ملزومات نمایشگاهی معرفی می‌گردند را یادداشت نمایید.